PPK a ochrona danych osobowych

Podczas wdrożenia i obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych zarówno pracodawca, jak i instytucja finansowa mają do wypełnienia szereg obowiązków wobec indywidualnych uczestników, które wymagają przetwarzania danych osobowych. Na co zwrócić uwagę, aby wypełniając zadania wynikające z ustawy o PPK, postępować w zgodzie z przepisami o ochronie danych osobowych?

PPK a ochrona danych osobowych

Każdy pracodawca pełni też funkcję  administratora danych osobowych, gromadząc i przetwarzając dane pracowników oraz kandydatów do pracy. Przepisy zobowiązują pracodawców do zapewnienia ich ochrony przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, niewłaściwym przetwarzaniem, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

PPK i RODO – jak stosować przepisy?

Kolejnym obszarem, w którym pracodawca powinien zadbać o właściwą ochronę danych osobowych, jest obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych. W programie każdy uczestnik traktowany jest indywidualnie, w związku z tym na różnych etapach wdrożenia i obsługi pojawiają się czynności, które wymagają przetwarzania danych. Aby zapewnić właściwą obsługę, warto wcześniej dostosować wewnętrzne procesy i procedury do obowiązujących przepisów.

Po raz pierwszy o przepisach RODO należy pamiętać już na etapie wdrożenia. Podczas zawierania umowy o prowadzenie PPK pracodawca powinien do niej dołączyć listę pracowników zapisanych do PPK, która zawiera ich dane osobowe. Na etapie obsługi PPK pracodawca również ma do czynienia z danymi pracowników, m.in. podczas naliczania wpłat i przekazywania ich do instytucji finansowej. Ponadto dane pracowników pojawiają się również w dyspozycjach i wnioskach składanych przez uczestników, o których należy poinformować instytucję finansową. W związku z powyższym często pojawiają się wątpliwości dotyczące tego, czy pracodawca musi mieć zgodę pracownika, aby te dane do instytucji finansowej przekazać?

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) w oficjalnym stanowisku wskazuje, że pozyskanie danych w ramach obsługi PPK odbywa się w związku ze spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Bez możliwości przekazania tych danych pracodawca nie będzie mógł wywiązać się z zadań, jakie wynikają z ustawy o PPK. W związku z tym nie musi pozyskiwać odrębnej zgody od zainteresowanych. Na podstawie tych samych przepisów pracodawca może udostępnić instytucji finansowej również adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu pracownika - oczywiście jeśli te informacje posiada, ponieważ w polskim systemie prawnym nie istnieje żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do korzystania z takich środków komunikacji.

Dane osobowe pomogą w obsłudze PPK

Nierzadko spotykamy się z pytaniami o to, czy dane takie jak adresy email, numery telefonów uczestników są niezbędne. Dzięki dostępowi do tych danych instytucja finansowa może zapewnić wyższy standard obsługi uczestników, ponieważ jest w stanie przekazywać im najważniejsze informacje drogą elektroniczną. Oczywiście obsługa może odbywa się w sposób tradycyjny w formie papierowej korespondencji, ale to zdecydowanie mniej wygodne rozwiązanie z perspektywy uczestnika.

Każdy uczestnik PPK zarządzanego przez PFR TFI otrzymuje dostęp do serwisu IAT FI, za pomocą którego może w dowolnym momencie sprawdzić stan swojego rachunku PPK, złożyć dyspozycje zamiany, zwrotu bądź wypłaty środków, a także zapoznać się z aktualnymi informacjami i komunikatami na temat PPK. Nie byłoby to możliwe bez wykorzystania numeru telefonu i adresu email, które są niezbędne do zakończenia procesu aktywacji dostępu. Jeśli jest taka potrzeba, wysyłamy uczestnikom stosowne informacje pocztą tradycyjną – w ten sposób uczestnicy mogą zgłosić nam dane, które wymagają aktualizacji, a także podać adresy e-mail. Jednak dużo większe możliwości daje w tym zakresie serwis IAT FI.

Dlatego z punktu widzenia wygody indywidualnego uczestnika PPK warto przekazać pracodawcy dane, które umożliwią komunikację online. Co bardzo istotne w PFR TFI zapewniamy, że wszystkie procesy związane z obsługą uczestników oraz przetwarzaniem ich danych spełniają najwyższe kryteria bezpieczeństwa. Jako instytucja finansowa na pierwszym miejscu stawiamy bezpieczeństwo środków oraz danych. Dlatego wszystkie dane, które przetwarzamy są zabezpieczone i mają do nich dostęp wyłącznie osoby uprawnione. W połączeniu z nowoczesnymi systemami pozwala to nam zapewnić wygodę i najwyższy standard obsługi przy zachowaniu wszelkich kryteriów bezpieczeństwa.

Data publikacji:   20 października 2020
Udostępnij artykuł:  

Autor artykułu


no alternative text available

Jarosław Froncz

W PFR TFI odpowiada za budowanie relacji z Klientami. Ukończył Akademię Ekonomiczną w Katowicach. Przez wiele lat związany z BlackRock Investment Management, gdzie odpowiadał za współpracę z największymi instytucjami finansowymi w Polsce. Prowadził projekty dystrybucji funduszy z bankami i towarzystwami ubezpieczeniowymi oraz nadzorował współpracę z agentami transferowymi w Polsce i Luksemburgu. Jako dyrektor sprzedaży na rynek polski prowadził szkolenia oraz rozwijał ofertę produktów inwestycyjnych.

Mogą zainteresować Cię też inne nasze publikacje na podobny temat




PPK - już czas na wybór instytucji finansowej!

PPK - już czas na wybór instytucji finansowej!

Drugi i trzeci etap wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych przechodzą w decydującą fazę. Przedsiębiorcy zatrudniający od 20 do 249 osób mają czas na zawarcie umowy o zarządzanie PPK do 27 października. Co oznacza, że coraz mniej czasu pozostało na wybór instytucji finansowej, której pracodawcy powierzą zarządzanie programem.

22 września 2020, Jarosław Froncz

Kiedy moja firma powinna przystąpić do PPK?

Kiedy moja firma powinna przystąpić do PPK?

Pytanie o terminy wdrożenia PPK to jedno z najczęściej poruszanych zagadnień na szkoleniach i spotkaniach z pracodawcami. Osoby odpowiedzialne za wdrożenie PPK – czy to w firmach prywatnych, czy w jednostkach sektora publicznego – bardzo często pytają o obowiązujące ich terminy. W tym artykule przedstawię najważniejsze informacje i zasady, które pomogą Ci we wdrożeniu PPK na czas.

10 sierpnia 2020, Jarosław Froncz

Scroll Up

Formularz zgłoszenia nieprawidłowości (anonimowy)

Podanie Twoich danych osobowych nie jest wymagane

Zgłoszenie reklamacji