Zgodnie z raportem GUS, na koniec 2019 r. przeciętne zatrudnienie w całej administracji publicznej wyniosło 431,8 tys. osób, z czego prawie 60% to osoby zatrudnione w administracji samorządowej (254,6 tys. osób). To sprawia, że samorządy są jednym z największych pracodawców w kraju. W tak licznej grupie wdrożenie PPK z pewnością będzie wymagające, jednak z odpowiednim przygotowaniem i wsparciem ze strony instytucji finansowej każdy samorząd może szybko i skutecznie przeprowadzić cały proces.

Kamienie milowe

Ogólne zasady PPK w sektorze publicznym będą te same, co w przypadku firm prywatnych, a cały proces można będzie przeprowadzić w kilku krokach. Pierwszym z nich jest wyznaczenie osób, które będą odpowiedzialne za wdrożenie PPK w danej jednostce. Następnym etapem jest wyłonienie reprezentacji pracowników, która będzie uczestniczyć w wyborze instytucji finansowej. Po spełnieniu tych warunków można przejść do podpisania umowy o zarzadzanie PPK z wybraną instytucją. Na zawarcie umowy samorządy mają czas do 26 marca 2021 r. Wiemy, jak ważne z punktu widzenia pracodawców są elastyczność i dostępność instytucji finansowej. Dlatego stworzyliśmy system do zawierania umów online. Dzięki temu zawarcie umowy trwa zaledwie kilkanaście minut i można je przeprowadzić z dowolnego miejsca. Ten system bardzo dobrze sprawdził się w przypadku firm prywatnych. Jest to bardzo proste i szybkie rozwiązanie, dlatego sądzę, że przyjmie się także w samorządach, choć oczywiście jesteśmy gotowi także do zawierania umów w formie papierowej.

Po zawarciu umowy o zarządzanie pracodawca ma czas na przekazanie pracownikom podstawowych informacji o PPK, zebranie od nich deklaracji (np. wpłaty dodatkowej) oraz przygotowanie listy pracowników zgłoszonych do PPK. Lista będzie stanowiła załącznik do umowy o prowadzenie PPK, którą samorząd podpisuje z instytucją finansową w imieniu i na rzecz swoich pracowników. Na zawarcie tej umowy jednostki samorządowe mają czas do 10 kwietnia 2021 r. Należy pamiętać, że pomiędzy zawarciem umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK powinno upłynąć co najmniej 10 dni.

Proces wdrożenia programu zamyka obliczenie pierwszych wpłat. Powinny one zostać naliczone i odprowadzone od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK. W przypadku samorządów terminy odprowadzenia wpłat przypadają na 15 maja lub 15 czerwca 2021 roku – w zależności od tego, kiedy wypłacane są wynagrodzenia.

Obsługa PPK

PPK to program długoterminowy, dlatego sam proces wdrożenia to nie wszystko. Przed nami bowiem bieżąca obsługa programu i uczestników. Stąd najlepiej wybrać do współpracy taką instytucję, która zapewnia kompleksowe wsparcie nie tylko podczas uruchomienia PPK, lecz także, a może przede wszystkim podczas trwania programu.

Tak jak głównym założeniem programu jest odpowiedzialny rozwój, tak i my odpowiedzialnie podchodzimy do powierzonego nam zadania, jakim jest zarządzanie PPK. Dlatego w PFR TFI stawiamy na kompleksową obsługę i indywidualne podejście. Dostarczamy narzędzia i systemy, dzięki którym wiele procesów związanych z obsługą programu można zautomatyzować. Ponadto przez cały czas trwania programu każdy samorząd ma do dyspozycji naszych ekspertów, którzy pomagają od strony merytorycznej i organizacyjnej.

Na co zwrócić uwagę?

Tak jak powiedzieliśmy wcześniej, zasady wdrożenia i obsługi PPK są wspólne dla wszystkich zatrudniających, jednak w przypadku samorządów ustawodawca wprowadził pewne ułatwienia, które wynikają ze specyfiki sektora.

Jedna z ważnych zasad obowiązujących w przypadku jednostek samorządu terytorialnego dotyczy wyboru instytucji finansowej. Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w Tarczy Antykryzysowej 4.0 wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu lub województwa zyskali uprawnienia do tego, by wybrać instytucję finansową również w imieniu podlegających sobie jednostek organizacyjnych samorządu. Oznacza to, że podmioty takie jak szkoły, biblioteki, przedszkola czy publiczne zakłady opieki zdrowotnej nie muszą samodzielnie prowadzić całego procesu.