Nowe przedsiębiorstwa, które rozpoczęły działalność w 2021 r., także zobowiązane są do utworzenia PPK, ale nie podlegają terminom wskazanym dla IV etapu wdrożenia. Dla takich firm terminy oblicza się indywidualnie – zgodnie z artykułem 8 ust. 1 i artykułem 16 ustawy o PPK. Zgodnie z tymi przepisami podmiot zatrudniający ma czas na podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika najpóźniej do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął okres 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia tej osoby.
Weźmy jako przykład przedsiębiorcę, który pierwszego pracownika zatrudnił 1 maja br. W jego przypadku okres 3 miesięcy od chwili zatrudnienia upłynie 30 lipca, zatem na zawarcie umowy o prowadzenie PPK pracodawca będzie miał czas do 10 sierpnia. Umowę o zarządzanie z wybraną instytucją finansową powinien podpisać co najmniej 10 dni roboczych wcześniej, czyli do 27 lipca. Co warto podkreślić, w tej sytuacji nie ma znaczenia, czy nowy pracownik miał PPK u swojego poprzedniego pracodawcy. Przedsiębiorcy zapisują nowego pracownika do PPK – automatycznie, jeśli nie ukończył 55 roku życia, lub na jego wniosek, jeśli ma więcej niż 55 lat. O środkach zgromadzonych na rachunku prowadzonym przez poprzedniego pracodawcę, zdecyduje sam pracownik. Może albo pozostawić 2 rachunki PPK, albo złożyć wniosek o wypłatę transferową i przenieść wszystkie środki na jeden nowo utworzony rachunek. O szczegółach takiej sytuacji pisaliśmy w artykule pt. PPK a zmiana pracy.
Termin utworzenia PPK może być inny, jeśli nowy pracodawca przejmuje inną firmę lub jej część, a wraz z nią pracowników w trybie artykułu 23 [1] kodeksu pracy. Wtedy do okresu 3-miesięcznego zatrudnienia wlicza się także okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, co oznacza, że termin na utworzenie PPK może być krótszy.
Zakładając PPK w nowej firmie, warto pamiętać też o ogólnych zasadach, które w PPK są wspólne dla wszystkich pracodawców. Ich poznanie zdecydowanie ułatwia obsługę programu na późniejszym etapie. Po wdrożeniu programu, czyli od momentu podpisania umowy o prowadzenie PPK, kluczowym zadaniem pracodawcy jest naliczanie i przekazywanie wpłat. Oprócz tego powinien jeszcze czuwać nad obsługą części dyspozycji składanych przez pracowników, np. zmiany wpłat dodatkowych, rezygnacji czy wznowienia wpłat do PPK. Aby ułatwić wypełnianie tych obowiązków, w PFR TFI proponujemy pracodawcom nowoczesny system iPPK, za pomocą której z jednego miejsca można sprawnie przekazać pliki składkowe, zgłosić pracowników do programu czy obsłużyć dyspozycje.
