Jak wdrożyć PPK?
Jak wdrożyć PPK? To pytanie zadaje sobie większość pracodawców, którzy przygotowują się do wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych w swoich firmach. Gdzie szukać na nie odpowiedzi? Po wpisaniu pytania „jak wdrożyć PPK” w wyszukiwarkę Google po chwili otrzymujemy 300 000 wyników, co paradoksalnie zamiast pomóc, sprawia, że możemy czuć się przytłoczeni ilością treści i jeszcze bardziej zdezorientowani.
Proces wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych może przebiegać bardzo sprawnie, ale zależy to zarówno od pracodawcy, jak i instytucji finansowej. W PFR TFI przygotowaliśmy go w taki sposób, aby był maksymalnie prosty i angażował jak najmniej czasu i zasobów pracodawcy.
Szczegółowy harmonogram wdrożenia zawsze przygotowujemy indywidualnie dla każdego z naszych klientów, ale jest kilka kluczowych elementów, których nie wolno pominąć w planowaniu całego procesu. Pracodawca, który będzie pamiętał o tych kilku krokach, może być spokojny o proces wdrożenia PPK w swojej firmie. Jakie to etapy?
Pierwszym krokiem jest wybór instytucji finansowej, z którą pracodawca podpisze umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK. Warto pamiętać, że pracodawca powinien dokonać wyboru w porozumieniu z organizacją związkową działającą w przedsiębiorstwie lub, w przypadku jej braku, z reprezentacją pracowników. Etap wyboru jest bardzo ważny, bo sprawność wdrożenia i komfort obsługi PPK będą w dużej mierze zależały od instytucji finansowej. Choć oferta wszystkich podmiotów oferujących PPK na pierwszy rzut oka wydaje się podobna, co jest wynikiem regulacji prawnych, to różnice, jeśli chodzi o standardy obsługi czy funkcjonalności systemów, są istotne.
Następnie należy wskazać osoby, które z ramienia firmy będą koordynowały wdrażanie i obsługę PPK. Osoby te będą bezpośrednio współpracowały z instytucją finansową, a po wdrożeniu ich zadaniem będzie m.in. obliczanie wysokości wpłat na PPK. PFR TFI zapewnia tym osobom m.in. kompleksowe szkolenia oraz materiały informacyjne na temat obsługi programu i działania systemu iPPK.
Kiedy mamy wybraną instytucję finansową oraz wyznaczoną osobę (lub osoby), które zajmą się wdrożeniem programu, można przystąpić do kolejnego kroku, czyli zawarcia umowy o zarządzanie PPK. W PFR TFI zapewniamy całkowicie elektroniczny i automatyczny system do zawierania umów. Wystarczy wypełnić formularz na stronie internetowej, a po kilkunastu minutach umowa będzie gotowa. Dokument można podpisać online z dowolnego miejsca i nie trzeba drukować papierowych egzemplarzy. Oczywiście umowę można podpisać również w tradycyjny sposób.
Jednym z obowiązków pracodawcy podczas wdrożenia PPK jest przedstawienie pracownikom rzetelnych informacji na temat PPK, aby mieli możliwość poznania zasad działania programu i podjęcia świadomej decyzji o uczestnictwie w nim. W tym zakresie oczywiście także zapewniamy pełne wsparcie dla pracodawcy – podpowiemy o czym i kiedy należy poinformować pracowników, przekażemy materiały informacyjne, a także przeprowadzimy szkolenia dla załogi.
Kolejnym krokiem jest zebranie deklaracji od pracowników, np. deklarację wpłaty dodatkowej. To pozwoli przejść do kolejnego etapu, jakim jest zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników. Oznacza to, że w praktyce stronami umowy są uczestnik i wybrana instytucja finansowa. Co istotne umowę o prowadzenie PPK również podpisuje się zdalnie, korzystając z systemu iPPK, a do jej zawarcia potrzebna będzie lista pracowników przystępujących do PPK.
Ostatni krok to obliczenie i przekazanie pierwszych wpłat. Ich wysokość obliczana jest indywidualnie dla każdego Uczestnika PPK. Do instytucji zarządzającej PPK pracodawca przekazuje je w formie zbiorczego pliku poprzez system iPPK. Wpłaty należy obliczyć i pobrać od pierwszego wynagrodzenia wypłacanego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK.
Jak widać wdrożenie PPK nie musi być powodem do obaw. Na każdym z powyższych etapów pracodawcy mogą liczyć na pełne wsparcie i pomoc ze strony PFR TFI. Jesteśmy przekonani, że wspólnie możemy szybko i skutecznie wdrożyć PPK w Twojej firmie.